Befehlsliste zu MS ACCESS 

Erstellen einer Datenbankdatei (Version 1):

• ACCESS ist gestartet.
  
• Office XP: Auf dem Bildschirm rechts steht die sog. "Aufgabenliste" (Aufgabenbereich). Diesen Bereich erreicht man bei Office 2000 über Datei neu. Dieser Aufgabenbereich kann im Extramenü unter Optionen und der Registerkarte Ansicht dauerhaft ausgeblendet werden.
  
• Entweder über den Aufgabenbereich oder über ALT-d n (neu) "Leere Datenbank" auswählen und mit Return bestätigen.
  
• Dateinamen eingeben
  
• Return
  
• Nun kommt man in eine Auswahlliste.
  
• "Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht" mit Return bestätigen.
  
• Tabelle 1 ist der vorläufige Name. Am Ende muss dieser umbenannt werden in einen zweckmäßigen Namen.
  
• Die einzelnen Felder, die als Datenfelder erzeugt werden sollen, müssen vorher festgelegt sein. Das Feld "Name" sollte nicht vorkommen, da diese Bezeichnung von ACCESS selbst verwendet wird. Man kann hier z.B. "Zuname" verwenden.
  
• Jede Tabelle muss einen sog. "Primärschlüssel" bekommen. Das kann das erste Feld oder das letzte Feld sein. Ich empfehle, das letzte Feld einer Tabelle als Primärschlüsselfeld zu vergeben.
  
• Es gibt auch kritische Zeichen, die innerhalb eines Feldnamens nicht verwendet werden dürfen. Das sind: Unterstrich, Schrägstrich, Bindestrich. Ferner darf ein Name nie mit irgendeinem Zeichen (Doppelpunkt) abgeschlossen werden.
  
• Feldnamen eingeben und Tab = Feldtyp. Feldtypen (siehe Feldtypen). Bei den meisten Feldern nimmt man "Text".
  
• Feldgröße = F6 (Hier wechselt man in ein Fenster, das am unteren Bildschirmrand steht. Man steht auf "Feldgröße: 50. Der Wert kann nun einfach geändert werden.
  
• F6 erneut, um wieder zurückzuwechseln in das obere Fenster. Nun zweimal Tab und man kann den nächsten Namen eingeben usw.
  
• Bei Feldern wie "Land" kann ein Standardwert vorgegeben werden. Nachdem man den Feldnamen "Land" eingegeben hat und mit Tab auf "Feldtyp" = Text steht, drückt man F6. Nun wieder die Feldgröße ändern und dann mit Tab bis auf: "Standard". Hier tippt man "D" = Deutschland ein. Dieser Buchstabe kann beim Ausfüllen der Datenfelder jederzeit überschrieben werden.
  
• Feldname: Bundesland = Auswahlfeld. Hier kann man die einzelnen Bundesländer als Auswahlliste vorgeben, so dass beim Ausfüllen nur noch das einzelne Bundesland mit den Pfeiltasten ausgewählt werden muss. Vorgehensweise:
  
• Feldname "Bundesland" schreiben und weiter auf Feldtyp. Und mit ALT-Cursor abwärts = Listenfeld öffnen. Abwärts auf: Nachschlageassistent und weiter mit
  
• Tab und Cursor abwärts auf: Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben (Auswahlschalter gewählt).
  
• Return = Eingabefeld 1.
  
• Cursor abwärts = Eingabefeld. Hier das erste Bundesland eingeben. Achten Sie darauf, dass die alphabetische Reihenfolge stimmt, denn es wird immer in der Reihenfolge ausgegeben, in der man einträgt.
  
• Cursor abwärts und nächstes Bundesland usw.
  
• ALT-f = fertigstellen (Man befindet sich wieder in der Liste der Feldnamen).
  
• Als letztes Feld muss noch das Feld für den Primärschlüssel vergeben werden. Namen eingeben und anschließend mit der Tab-Taste weiter auf die Feldtypen.
  
• ALT-Cursor abwärts auf: "Autowert"
  
• Tab bis erneut Eingabefeld. Nun hoch auf das Feld, das den Primärschlüssel bekommen soll und
  
• Kontextmenütaste drücken und "Primärschlüssel" mit Return bestätigen.
  
• CTRL-F4 = Verlassen. Sie werden noch gefragt, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Mit "j" für ja beantworten. Auf der Zeile erscheint der Name der Tabelle "Tabelle1". Diesen nun mit dem richtigen Tabellennamen überschreiben und Return.
  
• Datenbank verlassen.
  
• Erneut aufrufen:
  
• ALT-d = Dateimenü
  
• N = neu
  
• Abwärts auf den Namen der erstellten Datenbank und Return
  
• Tab bis "Tabelle" erscheint.
  
• Abwärts auf "Formular" (Schalter)
  
• Tab = Liste: Abwärts auf "Erstellt ein Formular" mit Hilfe des Assistenten und Return
  
• Es erscheint die Datenfeldmaske, wobei sich hinter den jeweiligen Namen zunächst ein Größerzeichen und dann zwei Größerzeichen befinden.
  
• Tab = Sprung auf: "Größer als" und weiter auf "Doppelpfeil" (zweimal "Größer als"). Hier können die Felder ausgewählt werden, welche in der Tabelle beim Abfragen erscheinen sollen. Möchte man alle Felder haben, so geht man mit der Tab-Taste auf den Doppelpfeil und bestätigt mit der Leertaste.
  
• Soll ein Feld z.B. das Primärfeld nicht in der Liste erscheinen, damit es auf keinen Fall überschrieben werden kann, so geht man mit der Tab-Taste bis auf "Kleinerzeichen" und bestätigt mit der Leertaste. Dieses Feld erscheint später nicht in dem Datenblatt.
  
• ALT-w = weiter
  
• Nun kann festgelegt werden, in welcher Form die Felder (Datenblattmaske) auf dem Bildschirm gezeigt werden sollen.
  
• "Einspaltig"
  
• ALT-w = weiter = hier "Standard" lassen und erneut
  
• ALT-w = weiter. Auf der Zeile erscheint der Name der Tabelle. Er kann nun für diese Ansicht geändert werden.
  
• Return
  
• ALT-f = fertig stellen
  Die Datenfelder werden nun nicht nebeneinander, sondern untereinander gezeigt. Der Vorteil ist, dass die Datenfeldnamen auf der Braille-Zeile stehen. In der Datenblattansicht stehen die Feldnamen oberhalb und nicht vor dem Feld.
  Nun kann die Datenbank mit Einträgen gefüllt werden.
  

 Vorbemerkung:
 Erstellen einer Datenbankdatei (Version 2):